Nærværende retningslinjer for brug af Kulturhuset Elværket følger af § 7 i Driftsaftale indgået mellem Elværksforeningen og Frederikssund Kommune og opstille rammerne for:

1. Arrangementstyper: Hvad kan huset bruges til?

2. Reservation af lokaler i Kulturhuset Elværket

3. Brug af Kulturhuset Elværket

4. Afgørelser og klager efter disse regler

1. Hvad kan huset bruges til?

1.1. Arrangementstyper

Kulturhuset Elværket er åbent for benyttelse af alle foreninger, klubber, organisationer, borgere, institutioner, virksomheder og selvorganiserede til følgende typer af fortrinsvis enkeltstående arrangementer:

1. Åbne kunstneriske og kulturelle arrangementer

2. Kunstneriske og kulturelle arrangementer for foreningers og klubbers medlemmer

3. Lukkede møder og arrangementer for foreninger og klubber

4. Lukkede møder og arrangementer for institutioner og organisationer, herunder kommunen og faglige organisationer

5. Selskabslignende arrangementer for foreningers medlemmer

6. Kommercielle arrangementer.

Huset kan som hovedregel ikke bookes til serier af arrangementer der strækker sig over mere end fem gange, og ikke til andre typer af arrangementer end de her nævnte.

1.1.1. Åbne kunstneriske og kulturelle arrangementer

Huset skal først og fremmest anvendes til åbne enkeltarrangementer af kulturel og kunstnerisk art, gennemført af foreninger, klubber, kredse, organisationer og enkeltpersoner hjemmehørende i Frederikssund Kommune.

1.1.2. Kunstneriske og kulturelle arrangementer for foreningers og klubbers medlemmer

Kulturelle og kunstneriske arrangementer, hvor deltagelse kræver medlemskab af forening eller lignende, vil kunne afholdes i huset, men prioriteres lavere end åbne arrangementer.

1.1.3. Lukkede møder og arrangementer for foreninger og klubber

Hvis det er foreneligt med den øvrige aktivitet på det pågældende tidspunkt, vil huset også kunne bestilles til aktiviteter, som ikke er publikumsvendt – fx øveformål m.v., men arrangøren må være indstillet på at vige pladsen for et arrangement af type 1 eller 2.

1.1.4. Lukkede møder og arrangementer for institutioner og organisationer, herunder kommunen og faglige organisationer

Hvis det er foreneligt med den øvrige aktivitet på det pågældende tidspunkt, vil huset mandag til torsdag (helligdage undtaget) fra kl. 8 til 18 også kunne bestilles til aktiviteter afholdt af og for personale ved Frederikssund Kommune og forhandlingsberettigede organisationers arrangementer for kommunale medarbejdere. Formålet kan fx være enkeltstående lukkede møder og kurser samt undervisning, men arrangøren må være indstillet på at vige pladsen for et arrangement af type 1, 2 eller 3.

Selskabslignende og kommercielle arrangementer

For alle fire typer af arrangementer, gælder særlige regler, hvis arrangementet har karakter af at være selskabslignende eller kommercielt.

Såfremt et arrangement har karakter af at være selskabslignende – altså med spisning, fejring eller fest i regi af foreningen, klubben eller organisationen som bærende del af arrangementet – vil det fortsat kunne afholdes i huset, men blive pålagt en afgift, jf. husets afgiftsregler. Ønsker om private, selskabslignende arrangementer og fester kan ikke imødekommes.

Husets kan også anvendes til kommercielle arrangementer, og er pålagt en afgift, jf. husets afgiftsregler. En betingelse er, at arrangementet primært henvender til kommunens egne borgere eller virksomheder.

1.2 Prioritering af arrangementer

Listen ovenfor er prioriteret, således at arrangementer der falder ind under type 1, altid vil have forrang for andre arrangementer, arrangementer af type 2 altid vil have forrang for type 3 og 4 og så fremdeles.

Indeholder et type 3- eller 4-arrangement en aktivitet, der er en forudsætning for et type 1-arrangement, som skal afholdes inden for de kommende 14 dage, vil det blive regnet som en del af type 1-arrangementet.

Såfremt det bliver aktuelt at flytte eller aflyse et arrangement, skal dette så vidt muligt altid varsles med mindst fire uger, og husets personale vil altid forsøge at hjælpe med at finde alternative lokaler i kommunen.

Der vil for visse arrangementer blive opkrævet en afgift for brug af huset, jf. husets afgiftsregler.

2. Reservation af lokaler i Kulturhuset Elværket

2.1 Bookingtid og antal

Huset kan bookes 12 måneder forud, og maksimalt i serier af fem arrangementer.

Bestyrelsen kan dispensere fra reglen om maksimalt fem arrangementer i en serie, hvis der fx er tale om teaterforestillinger med mere end fem sammenhængende forstilings- og øvedage, lige som bestyrelsen kan dispensere fra reglen om 12 måneders booking, hvis det er nødvendigt for en arrangør af hensyn til indgåelse af kontrakt med kunstnere. En dispensation vil altid bero på en konkret ansøgning, og aldrig kunne gives generelt, men alene for et bestemt arrangement eller en bestemt serie af arrangementer.

2.2. Medlemskab af Elværksforeningen

Det forventes at flergangsbrugere (foreninger m.v.) vælger at blive medlem af Elværksforeningen.

2.3. Booking af lokaler: Hvordan?

Booking af lokaler og udstyr sker til Kulturhuset Elværket via vores elektroniske bookingsystem på www.kulturhus.com. Brugernavn og adgangskode udleveres enten ved bestilling via hjemmesiden, eller ved at kontakte husets kontor i den annoncerede kontortid.

Reservation kan undtagelsesvis også ske telefonisk eller ved personligt fremmøde i husets annoncerede kontortid.

Reservationen er først godkendt når dette skriftligt er meddelt til arrangøren.

2.4. Udeblivelse

Skønnes det at arrangør af et arrangement har været vidende om at arrangementet ikke ville blive gennemført, og det ikke er afmeldt til Kulturhuset Elværket senest syv dage før planlagt afholdelse, fremsendes en regning med et gebyr jf. afgiftsreglerne.

2.5. Særlige forhold

Ved arrangementer i husets café må arrangøren tåle, at andre brugere har adgang til caféen og køkkenet under arrangementet. Bagscenerummet kun kan reserveres i forbindelse med koncerter, teaterforestillinger eller lignende i salen.

Husets køkken kan ikke reserveres af en enkelt arrangør/til et enkelt arrangement, med mindre hele huset er reserveret til arrangementet.

Skabene i gangarealet ved mødelokaler vil være forbeholdt foreninger m.v. med behov for opbevaring af effekter mellem arrangementer. Der vil blive opkrævet en afgift for leje af skabene jf. husets afgiftsregler.

3. Brug af Kulturhuset Elværket

3.1. Husets og dets inventar/udstyr

Inventar i form af borde og stole samt service er generelt gratis at benytte inden for huset. For teknisk udstyr såsom projektorer, PC, lydanlæg, teaterlys, podier og publikumsopbygninger m.v. fastsætter bestyrelsen en afgift der dækker slidtage og afskrivning på udstyret.

Konstateres der hærværk el.lign. på inventar eller udstyr, erstattes/repareres det for låners regning.

Brug af husets lyd- og lysanlæg kræver, at arrangøren benytter personer, der har den fornødne tekniske indsigt. Arrangør bærer ansvaret for husets udstyr i forbindelse med brugen af det.

For opsætning og nedtagning af lys, lyd og teateropsætning med scene og publikumsopbygning betales der for medgået arbejdstid, jf. pkt. 3.6.

Efter endt brug af lokaler skal teknisk udstyr, inventar, møbler og service m.v. sættes på plads, såfremt anden aftale ikke er indgået. Evt. mangler eller beskadigelser meddeles til husets personale. Lokaler og udstyr skal afleveres i samme stand som de/det er modtaget.

Det kan kræves, at den efterfølgende rengøring udføres for arrangørens regning. For udført opfølgende rengøring, oprydning m.v. efter arrangementer fremsender Kulturhuset Elværket en faktura til pågældende arrangør(er).

Fotokopiering

Der betales for brug af husets kopimaskine/printer.

3.2. Særligt om åbne arrangementer

Ved åbne arrangementer påhviler det arrangøren at sikre nødvendig lejlighedsbevilling og øvrige godkendelser fra offentlige myndigheder.

Ved booking af sådanne arrangementer afgives tro-og-love-erklæring på at nødvendige bevillinger vil foreligge. Det kan kræves, at lejlighedsbevilling, dørvagtplaner eller andre relevante dokumenter, forevises mindst 14 dage før arrangementets afholdelse.

3.3. Beredskabsplaner

Ved arrangementer med over 150 deltagere (inkl. arrangørens egne medvirkende), skal huset kontaktes med henblik på instruktion og godkendelse af opstillingsplan for arrangementet.

 Arrangør skal også instrueres i husets beredskabsplaner, placering af brandslukningsudstyr og nødudgange, og underskrive driftsjournal på det pågældende arrangement.

 Det er arrangørens eget ansvar for afviklingen af et arrangement i huset, at gøre sig bekendt med de eksisterende godkendte planer for pladsfordeling, som findes på husets hjemmeside.

 Såfremt et arrangement kræver en pladsfordelingsplan, som ikke allerede er udarbejdet og godkendt, påhviler det arrangør senest tre måneder før afvikling af arrangementet at ansøge Kulturhuset Elværket om udarbejdelse af en sådan plan. Udarbejdelse af planen faktureres til gældende takst.

3.4. Andre ydelser

Kulturhuset Elværket driver Elværkscaféen, hvis primære aktivitet er mulighed for beværtning i forbindelse med arrangementer i huset.

En sekundær aktivitet er serviceydelser i forbindelse med brug af teknisk udstyr, som evt. kan benyttes i forbindelse med arrangementer, der ikke afholdes i huset.

Betingelsen er at Kulturhuset Elværket ikke skal benytte udstyret, og at arrangementet falder inden for husets formål. Der vil blive opkrævet en afgift, jf. særskilte retningslinjer herfor.

Husets inventar, herunder projektorer og dataudstyr kan ikke anvendes uden for huset.

3.5. Rengøring

Det påhviler den enkelte arrangør at efterlade det eller de lokale(r), som man har benyttet, i pæn og rengjort stand.

På hverdage rengøres husets fællesarealer (gange, foyer, toiletter og køkken) af personalet inden dagens første arrangement. Der gøres ikke rent i weekenden og på helligdage. Det er derfor et fælles brugeransvar at hjælpe med, at huset altid fremstår præsentabelt; også fællesarealerne. 

Fremtræder lokalerne ikke pæne og rengjorte, når man overtager dem, er det vigtigt at man oplyser dette på gå-hjem-sedlen ved hoveddøren, samtidig med at man oplyser sit deltagerantal.

Hvis en arrangør flere gange ikke har efterladt lokalerne i tilfredsstillende stand, eller er fællesarealerne efterladt i usædvanligt beskidt stand, kontakter personalet brugeren og udfører opfølgende rengøring. Denne faktureres som udgangspunkt til den bruger, som sidst har benyttet lokalet eller lokalerne, til medgået tid som servicetimer.

3.6. Servicetimer

For hjælp til opstilling eller nedtagning af teknisk udstyr såsom teaterlys, lydanlæg, publikumsopbygning, opsætning af scene og lignende, uden for normal arbejdstid som er hverdage kl. 9 til 15, betales medgået arbejdstid. Opsætning inden for normal arbejdstid vil normalt være gratis, hvis den er bestilt mindst seks uger før arrangements afholdelse.

En arrangør kan, i det omfang husets personale har tid til det, desuden indgå aftale om klargøring før, servering under, og/eller oprydning efter et arrangement. For dette betales for faktisk medgået antal arbejdstimer.

Servicetimer opkræves i interval á 30 minutter.

3.7. Tilkaldeafgift

a. Spørger en arrangør senest 48 timer før arrangementet er reserveret til start, om anden hjælp fra husets side end den under pkt. 3.6 nævnte, leveres hjælpen i normal arbejdstid (kl. 9 til 15 hverdage) uden opkrævning af honorar.

b. Kan hjælpen ikke leveres inden for normal åbningstid, kan huset, efter aftale med arrangør, udføre hjælpen i et passende tidsrum; arrangør betaler for arbejdet på timebasis (servicetimer).

c. Ønskes hjælpen senere end 48 timer før et arrangementets start, eller akut lige før, under eller umiddelbart efter, betaler arrangør tilkaldeafgift, samt et honorar på min. én time, uanset om hjælpen gives via telefon eller ved fremmøde.

d. Alle tilfælde beskrevet under c) vurderes efterfølgende af huset først mulige hverdag. Afgørelse om betaling meddeles skriftligt, og eventuel opkrævning sendes til arrangør hurtigst muligt.

Afgift for alarmudrykning

Såfremt en bruger af huset udløser tyverialarmen, og dette resulterer i udrykning fra alarmselskabet, da fremsendes faktura til arrangør.

4. Afgørelser og klager efter disse regler

4.1.

Kulturhuset Elværkets ledelse vurderer om et arrangement falder inden for husets formål, og forestår i øvrigt den daglige drift af huset efter nærmere retningslinjer fastsat af bestyrelsen.

4.2.

Hvis en arrangør er utilfreds med en afgørelse, kan en klage over denne indgives til bestyrelsen senest fire uger efter afgørelsen.

Klagen skal altid være skriftlig og begrundet, og stiles til bestyrelsens formand.

—- O —-

Retningslinjerne er gældende pr. 1. april 2024.

Bestyrelsen for Kulturhuset Elværket

8. marts 2024

Kenneth Jensen
formand